A Gestão Documental permite gerir eficazmente os fluxos informacionais de qualquer organização desde a entrada e saída de documentos. A Gestão Documental da Quidgest contempla o registo de documentos electrónicos , classificação e consulta de toda as informações.
O sistema engloba uma série de funcionalidades gerais, nomeadamente:
• Registo, classificação, digitalização e anexação de documentos;
• Geração de documentos no sistema através de templates;
• Produção de listagens de histórico ou estatísticas;
• Acompanhamento de um documento no seu circuito através de workflows e encaminhamentos ad hoc;
• Assinatura electrónica de despachos e documentos com recurso ao Cartão do Cidadão;
• Organização da informação em processos, agrupando documentos em conjuntos coerentes de informação;
• Pesquisa de documentos por critérios múltiplos, como remetente destinatário, dados, número, assunto, tipo de documento, origem, entre outros; e
• Acesso à informação em simultâneo por vários usuários, de acordo com diferentes níveis de acesso e sem necessidade de aquisição de concessões;
Vantagens do Sistema:
• Redução dos custos;
• Aumento da produtividade;
• Pesquisa e disponibilização rápida da informação;
• Atualização constante da informação disponível;
• Melhoria dos fluxos de trabalho;
• Eficácia na recuperação de informação;
• Gestão mais eficiente;
• Qualidade dos serviços prestados;
• Controlo integral de acessos;
• Melhor relação com os utilizadores;
• Gestão integrada de informação.
